Rechnungsstellung leicht gemacht

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Gerade Jungunternehmer haben oftmals keinerlei Erfahrung in der Auftragsabwicklung. Dabei ist diese immens wichtig, um für die erstellten Leistungen Einnahmen zu generieren. Darüber hinaus ist die Rechnungsstellung vom Gesetzgeber vorgeschrieben, wenn der Empfänger einer Leistung ein Unternehmen oder eine juristische Person ist. Trotzdem ist sie ein leidliches Thema, weil in einer Rechnung schnell Fehler entstehen können, die sich auf die Buchhaltung sowie auf die Umsatzsteuererklärung auswirken können.

Um dies zu verhindern und im Nachhinein keinen allzu großen Aufwand mit den Änderungen zu haben, ist es wichtig, die Vorgaben bei der Rechnungsstellung genau zu kennen und einzuhalten.

In unserem heutigen Beitrag erfährst du ganz genau, wie die korrekte Rechnungsstellung funktioniert.

Welche Informationen muss eine Rechnung enthalten?

Die Angaben sind vom Gesetzgeber genau vorgeschrieben und im § 14 des Umsatzsteuergesetztes geregelt. Damit das Finanzamt ein geschäftliches Dokument als Rechnung anerkennt, müssen folgende Informationen darin aufgeführt sein:

Name des Rechnungssteller und seine vollständige Adresse
Name des Rechnungsempfängers inklusive seiner vollständigen Anschrift
Die Steuernummer (vom Finanzamt erteilt) oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (vom Bundesamt für Steuern erteilt) des Unternehmers
Erstellungsdatum der Rechnung
Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die für jede Leistungserbringung individuell definiert sein muss
Art der gelieferten Gegenstände und ihre Menge/ Art der erbrachten Leistung sowie ihr Umfang
Zeitpunkt von Lieferung/ Leistung
Netto-Entgelt
Eventuelle bereits vereinbarten Entgeltminderungen wie Nachlass oder Skonto
Anzuwendender Umsatzsteuersatz (19 oder 7 Prozent)
Anfallender Umsatzsteuerbetrag
Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung oder anderer Steuerbefreiung: Hinweis auf die Steuerbefreiung (zum Beispiel: Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer)
Angabe der Unternehmens-Kontodaten
Bei Geschäften innerhalb der EU: USt-ID des Leistungsempfänger muss in der Rechnung ebenfalls angeführt sein

Eine Ausnahme stellen Fälle dar, in denen ein Unternehmen eine Lieferung oder Leistung erbracht hat, die einen maximalen Gesamtbetrag von 150 Euro besitzt. Dann treffen die Regelungen des § 33 Umsatzsteuergesetz zu und es darf eine Kleinbetragsrechnung erstellt werden. Folgende Angaben sind für eine korrekte Rechnungsstellung ausreichend:

Name des Rechnungsstellers und seine vollständige Adresse
Ausstellungsdatum der Rechnung
Art der gelieferten Gegenstände und ihre Menge/ Art der erbrachten Leistung sowie ihr Umfang
Bruttobetrag
Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer

Wer sich in Bezug auf die Form unsicher ist, kann sich aus dem Internet Word-Dateien als Mustervorlagen herunterladen, die nur noch mit den eigenen Angaben befüllt werden müssen.

Was muss bei der Übermittlung von Rechnungen beachtet werden?

Entrepreneure können eine Rechnung entweder in Papierform, per Fax oder in elektronischer Form (zum Beispiel als PDF im E-Mail-Anhang, per DE-Mail, als Download auf der Website, mittels Computer-Fax) an den Empfänger versenden. Dies muss innerhalb von sechs Monaten erfolgt sein, wobei der Leistungsmonat nicht mitgezählt wird.

Während vor 2012 der elektronische Übermittlungsweg umsatzsteuerrechtliche Konsequenzen in Bezug auf den Vorsteuerabzug haben konnte, ist dies inzwischen nicht mehr so. Wird eine Rechnung heute elektronisch per E-Mail übermittelt, ist weder eine qualifizierte elektronische Signatur noch die Verwendung einer speziellen Übermittlungs-Software (EDI) notwendig.

Vorgeschrieben ist nun nur noch, dass die entsprechenden E-Mails archiviert werden müssen. Ebenso wie die Papier-Rechnung muss auch die elektronische Variante für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Des Weiteren muss die Rechnung für die Anerkennung im Umsatzsteuerrecht folgendermaßen übermittelt werden:

Sie muss echt sein.
Der Inhalt darf nachträglich nicht geändert werden.
Die Rechnung muss deutlich lesbar sein.

Für die Übermittlung ist auch die fortlaufende Rechnungsnummer notwendig, die vom Finanzamt vorgeschrieben ist, um sicher zu stellen, dass die Rechnung nur einmalig gestellt worden ist. Aus diesem Grund muss es sich auch nicht um eine fortlaufende Zahlenreihe handeln, stattdessen kann die Nummer auch aus Buchstaben sowie aus Ziffer-Buchstabenkombinationen bestehen.

Wer nicht möchte, dass die Rechnungsnummer Rückschlüsse auf die Anzahl der erstellten Rechnungen möglich macht, kann zum Beispiel das Datum als Grundlage in Verbindung mit einem Buchstaben verwenden (zum Beispiel: TT-MM-JJ-# = 29-06-2016-A).  Abgesehen von der Vorgabe des Finanzamtes ist die einmalige Rechnungsnummer wichtig, um bei der Überweisung des Rechnungsbetrages durch den Leistungsempfänger als Verwendungszweck dienen zu können. Auf diese Weise kann die Zahlung in der Buchhaltung sowohl des Leistungserbringers als auch des Leistungsempfängers genau zugeordnet werden.

Arbeitserleichterung durch digitale Unterstützung

Wer nicht viel Erfahrung in der Rechnungsstellung besitzt oder sich die Arbeit vereinfachen möchte, kann darüber hinaus auch spezielle Business-Anwendungen, wie beispielsweise eine Software für die Auftragsbearbeitung, nutzen. Softwarehersteller wie Lexware richten ihre Programme auf spezielle unternehmerische Aufgaben wie Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Warenwirtschaft aus.

Auf diese Weise ist die Software sehr praxisorientiert und anwenderfreundlich, sodass sie insbesondere in Bereichen unterstützen kann, in denen die Unternehmer wenig Erfahrung besitzen. Darüber hinaus können diese Business-Anwendungen auch die Arbeit von Experten, wie beispielsweise Buchhaltern, vereinfachen und beschleunigen.

Die Vorteile eines Programms für die Rechnungsstellung:

Übersichtliche und einfache Auftragsverwaltung durch Belegdatenübernahme, Rechnungsausgangsbuch, etc.
1-Klick-Technologie: Per Mausklick wird aus einem Angebot eine Rechnung
Zeitsparende Bearbeitung von wiederkehrenden Aufträgen durch standardisierte Aufgaben
Effizienter Zahlungsverkehr durch verschiedene Schnittstellen, zum Beispiel für DATEV-Export und Online Banking
Übersichtliche Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Artikeln
Mobile Nutzung durch integrierten Cloud-Service
Vereinfachung der gesamten Buchhaltung

Die Software enthält bereits Vorlagen für Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, sodass der Unternehmer kein wichtiges Detail vergessen kann. Zudem bleibt sie durch regelmäßige Updates auf dem neuesten rechtlichen Stand.

Kenne die Basics

Unabhängig ob du auf die Unterstützung einer Software zurückgreifst oder nicht, solltest du als Freelancer oder Entrepreneur wissen, wie die korrekte Rechnungsstellung funktioniert. Das kann dir am Ende eine Menge Stress und Ärger sowie unnötige Zahlungsverzögerungen ersparen.

Wir hoffen dir mit diesem Artikel den Einstieg ein wenig einfacher gemacht zu haben und dir einen guten Überblick verschafft zu haben. Sag uns gerne in den Kommentaren, was für Herausforderungen dich sonst in deinem Business erwarten.

Photo credit: Fabian Blank