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Julia Brötz über virtuelle Assistenz - I Am Digital
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FreeDays-Gründerin Julia Brötz über virtuelle Assistenz und erfolgreiche Online-Geschäftsmodelle

Wer vorhat in Zukunft ortsunabhängig zu arbeiten, kommt bei einer Übersicht der Jobs für digitale Nomaden meistens am Thema virtuelle Assistenz nur schwer vorbei. Julia Brötz hat ebenfalls so begonnen und nach und nach ihre Agentur FreeDays aufgebaut. In dieser kümmert sich ein Team von Experten um die virtuelle Assistenz beim Kunden. Im Interview sprechen wir mit Julia um die Herausforderungen virtueller Teams und den Aufbau eines erfolgreichen Online Business.

Dabei erzählt uns die Online-Unternehmerin von ihren eigenen ersten Schritten und Fehlern. Darüber hinaus hat Julia auch einige wertvolle Tipps für Online-Unternehmer, z.B. wie diese das richtige Geschäftsmodell wählen und was es bei Preisstrukturen zu bedenken gibt.

Daher lass uns direkt einsteigen mit FreeDays-Gründerin Julia Brötz.

In deinem neuen eBook „Raus aus dem Hamsterrad“ beschreibst du deine eigenen Fehler beim Aufbau deines Business und wie man diese vermeiden kann. Trotzdem muss man mit Fehlern jederzeit rechnen. Was ist dein Tipp für ein regelmäßiges Selbst-Assessment um Fehler zu minimieren?

Ja, ein Firmenaufbau ohne Fehler ist sicher unmöglich. So ganz pauschal kann ich nur empfehlen auf das eigene Bauchgefühl zu hören. Dieses warnt einen oft vor möglichen Fehlern, doch manchmal wollen wir nicht so recht zuhören.

Das habe ich selbst ganz ganz oft erlebt und das Bauchgefühl hatte letztendlich immer Recht.
Und ansonsten sollten wir immer reflektieren. Wenn wir einen Fehler gemacht haben, das analysieren, die Erkenntnis draus ziehen und es einfach anders, besser machen.

Du hast damals den Existenzgründerzuschuss zum Start deines Business genutzt. Worauf sollten ortsunabhängige Neu-Entrepreneure aus dem Online-Business hierbei achten?

Richtig, ich hatte Glück damals den Gründungszuschuss zu bekommen. Heute haben sich da ja die Richtlinien leider etwas verschärft, dennoch würde ich immer wieder versuchen den Zuschuss zu beantragen. Er sichert 6 Monate das eigene Leben ab, Essen, Miete und was sonst noch alles so dran hängt.

Das ist eure Chance, ihr habt 6 Monate um ein Business aufzubauen, was erstmal euer Leben sichert. Das klingt banal, aber das ist für mich das erste Ziel, wenn ich mit meinen Kunden am Aufbau eines Online Business arbeite. Wenn wir das nicht schaffen, ist das eigene Business einfach nur ein teures Hobby, leider erlebe ich das zu oft immer wieder.

Julia Brötz von FreeDays über virtuelle AssistenzEin wichtiger Tipp noch dazu. Wenn ihr den Gründungszuschuss nicht bekommt, dann bitte nicht aufgeben, sondern trotzdem weiter an eurer Idee festhalten. Es gibt immer Mittel und Wege: Family & Friends, Rücklagen auf dem Sparbuch oder ein Kleinkredit.

Als aufstrebender Online-Unternehmer muss man einfach verstehen, ohne Risiko und ohne zu investieren geht es nicht. Man kann alles Step by Step machen, das habe ich auch getan und wieder reinvestieren, wenn man neue Kunden gewonnen hat. Aber das Investieren gehört einfach dazu, und dazu gehören gute und schlechte Entscheidungen, das ist völlig normal.

Ansonsten empfehle ich Gründern und Selbstständigen in den ersten Jahren der Selbstständigkeit, unbedingt zu lernen, wie sie sich selbst und das eigene Angebot erfolgreich online vermarkten. Ich habe viel Geld mit unnützen Maßnahmen verbrannt und kann nur sagen, dass Online Marketing und Eigenmarketing die effektivsten Möglichkeiten sind und was mich immer wieder daran begeistert: Es braucht dafür kaum Kapital, die Möglichkeiten waren niemals besser als heute. Ich mache nichts anderes mehr.

Du hast bei FreeDays ein festes Team für virtuelle Assistenz aufgebaut. Für welche Aufgaben und Unternehmen glaubst du sind Angestellte geeigneter als Freelancer bzw. externe Dienstleister?

Nun, ich sehe das nicht unbedingt in Aufgaben, sondern vielmehr sollte man betrachten, in welcher Phase des Business man sich selbst gerade befindet. Meine erste Festangestellte hat mich richtig viel Geld gekostet und leider nicht das gebracht, was ich mir erwünscht habe. Heute sage ich, es war ein Ticken zu früh. Wenn die Gründerzeit, in der man erstmal alles selbst macht, vorbei ist und man in die Wachstumsphase kommt, dann halte ich Freelancer, externe Dienstleister oder ein virtuelles Team, das man bezahlt, wenn Arbeit da ist, als die beste Lösung.

Wenn auch diese Phase gefestigt ist, kann man über feste Mitarbeiter nachdenken, aber das ist sicher eine Grundsatzentscheidung, ob man feste Mitarbeiter haben möchte. Denn sobald Mitarbeiter eingestellt sind, hat man hohe Fixkosten und viel mehr Risiko. Ich will nicht gegen feste Mitarbeiter sprechen, ich denke nur, dass diese Entscheidung sehr gut überlegt sein soll.

Was sind deiner Meinung nach die größten Herausforderungen beim Aufbau und Leiten eines virtuellen Teams?

Kommunikation! Denn auch wenn man virtuell arbeitet, sollte man sein virtuelles Team so betrachten, wie die eigenen Mitarbeiter. Briefing und Training sind alles, darin sollte man viel Zeit investieren, wenn man ein virtuelles Team aufbaut. Die neuen Mitarbeiter müssen verstehen, was ihre Rolle im virtuellen Firmenkonstrukt ist und was du von ihnen erwartest.

Kommunikation, intensives Training und Vertrauen sind für mich die wesentlichen Bausteine auf dem Weg zum Erfolg mit einem virtuellen Team.

Wie unterscheiden sich deren Fähigkeiten von dem nicht-virtuellen Team zuvor? Was sind die wichtigsten Kriterien, die virtuelle Mitarbeiter erfüllen sollten?

Ich denke, man sollte den Gedanken loslassen, dass man einen virtuellen Assistenten sucht und findet, der alles kann.

Wir Online-Unternehmer sollten stattdessen vielmehr in Rollen denken und bevor man ein virtuelles Team engagiert, sich selbst bewusst machen, welche Rollen es braucht.

Um ein paar Beispiele zu nennen:

  • Virtuelle Assistenz (Administrative Aufgaben, Daily Business, tägliche Online Marketing Pflege)
  • Redakteur (E-Books, Content für Videokurse, Blogs…)
  • Regisseur (Videoschnitt, Videoerstellung)
  • Webdesigner (WordPress, Landingpages, ..)
  • Designer (Banner, Grafiken, E-Book Cover…)
Wie würdest du die ideale Größe eines (virtuellen) Teams bezeichnen und wie kann das jeder am Besten für sich herausfinden was für sein Business passt?

Oh, das ist schwierig zu verallgemeinern. Ich glaube vielen Online-Unternehmern wäre es schon sehr geholfen, wenn sie eine Person pro o.g. Rolle hätten. Was man dann nicht vergessen sollte, diese Personen müssen koordiniert werden. Wenn man das als Unternehmer nicht selbst machen will, sollte man dann einen Online Business Manager einarbeiten, der sich um die Koordination kümmert, so dass wir als Unternehmer das tun können, was wir wirklich tun wollen: Ideen und Visionen spinnen und neue Produkte entwickeln und natürlich uns um die Verkaufsstrategie kümmern.

Würdest du wieder mit dem Fokus auf eine Dienstleistung dein Business starten? Was sind die Vorteile? Und was würdest du an diesem Punkt anders machen?

Eine Dienstleistung ist ein toller Start in die Selbstständigkeit. Es ist supereinfach. Man meldet ein Gewerbe an, man hat seinen Stundensatz und schon kann es losgehen. Es gibt kaum einen einfacheren Start. Jedoch muss man aufpassen, sehr schnell ist man als Dienstleister gefangen im Hamsterrad. Deshalb empfehle ich immer, auch zu schauen, wie kann man weitere Umsatzströme ins eigene Unternehmen bringen, die nichts mit der klassischen Diensleistung zu tun haben. Ideen sind: Beratung, Infoprodukte, Videokurse usw.

Wenn du noch einmal ein neues Dienstleistungs-Business starten würdest, könntest du dir vorstellen mit Stundensätzen zu starten? Warum und bei welchem Szenario?

Um ehrlich zu sein, ist meine Empfehlung recht schnell von den Stundensätzen weg zu kommen. Wie gerade schon erwähnt, ist es einfach so zu starten. Jedoch, wird man, wenn man auf Stundenbasis bezahlt wird, ja eigentlich bestraft, wenn man gut und effektiv arbeitet.

Meine Empfehlung ist es stattdessen das eigene Angebot in Pakete zu schnüren und langfristige Laufzeiten hinein zu bringen. Das schafft Sicherheit und Planbarkeit. Pakete machen es auch so wunderbar verständlich für den Kunden, was er bekommt und was es ihn kostet. Eigentlich eine tolle Lösung für alle Beteiligten.

Du beschreibst in deinem eBook viele verschiedene Geschäftsmodelle. Welche davon funktionieren deiner Ansicht am besten ortsunabhängig und welche am wenigsten?

Ich empfehle meistens, das Geschäftskonzept in 2 Stufen aufzubauen. Natürlich haben viele den Traum von passivem Einkommen und unter Palmen zu liegen, während automatisiert das Geld auf dem Konto ankommt. Doch so einfach ist es eben auch nicht. Deshalb meine Empfehlung zunächst mit weniger passiven Möglichkeiten den schnellen Weg zu Umsatz zu gehen (davon leben zu können!) und dann im zweiten Schritt passives Einkommen und Skalierbarkeit aufzubauen.

Um dazu ein Beispiel zu nennen. Du bist in deinem bestimmten Thema richtig gut. Jetzt kannst du also beginnen deine Kunden zu beraten. Du brauchst hier nur wenige Kunden und Beratung ist hochpreisig. Wenn du dann genügend Kunden hast, kannst du anfangen Gruppen zu bilden und in Form von Infoprodukten oder beispielsweise Online Akademien dein Wissen in richtig großem Maße an die Menschen zu bringen – und das komplett unabhängig von der eigenen Zeit.

Wie sind deine persönlichen Erfahrungen mit Kunden bzgl. ortsunabhängiger Dienstleistungen? Welche Reaktionen hast du hier bekommen? Und wie kommunizierst du das gegenüber neuen und potenziellen Kunden?

Das war eigentlich nie ein Problem. Man sollte das einfach ganz offen ansprechen, am besten schon in deiner ganzen Marketingkommunikation. Für viele Kunden war es sogar der große Vorteil. Immerhin mussten sie sich so nicht um ein Büro oder Infrastruktur kümmern.

Bei all den Optionen, die es gibt: Was rätst du jemanden, der zu viele Ideen hat und nicht den richtigen Start und Fokus findet?

Gute Frage! Mein Rat ist es, einfach anzufangen. Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Wenn ich zurückblicke und schaue, was meine ersten Maßnahmen in Richtung Selbständigkeit waren, hat das nicht mehr sehr viel mit meinem heutigen Angebot zu tun. Ich habe als virtuelle Assistentin gestartet, dann ein Team und eine Agentur für virtuelle Assistenz aufgebaut, dann Beratung im Bereich Online Marketing hinzugefügt.

Ich bin sehr glücklich, mit dem was ich tue. Ich liebe Marketing und Marketing ist mein Hauptjob geworden. Auch liebe ich es, Ideen zu spinnen und aus Visionen echte Geschäftskonzepte werden zu lassen. Doch hierher wäre ich nie gekommen, hätte ich nicht den ersten Schritt damals genommen, eben als virtuelle Assistentin.

Und man muss es leicht nehmen! Nicht zu viele Ängste, Sorgen und Zweifel zulassen, sondern stattdessen optimistisch sein, dran bleiben und Gas geben!

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Julia Brötz gibt ihre Erfahrung auch in ihrem kostenlosen eBook „Raus aus dem Hamsterrad“ weiter. Das eBook zeigt dir einen neuen Weg ein erfolgreiches Online-Business aufzubauen. Du wirst sehen, dass du alles bereits heute hast um andere Wege zu gehen: für mehr Zeit, mehr Geld, mehr FreeDays!

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Julian Grandke

Julian ist Co-Founder von I Am Digital. Er arbeitet als Creative für eine Berliner Influencer Marketing Agentur und schreibt für verschiedene Blogs.