Welche Vorteile hat eigentlich ein papierloses Büro und mit welchen Tools kannst auch du dem Papierstau entkommen? Diese und einige weitere Fragen haben wir André Nünninghoff, dem Gründer von Paperless Pioneers, gestellt, der uns in einem – natürlich papierlos geführten – Interview Rede und Antwort stand.
Nicht nur für Digitale Nomaden spielt das papierlose Büro eine wichtige Rolle. Auch Unternehmer mit einem festen Standort können von einem Arbeitsplatz ohne Papier profitieren. Wie das funktioniert, vermittelt André Nünninghoff seinen Interessenten seit geraumer Zeit sowohl über die gängigen Online-Medien, als auch über eine eigens dafür ins Leben gerufene Konferenz.
Bevor ich jedoch zu viele Informationen über Paperless Pioneers vorweg nehme, hier das komplette Interview über das Arbeiten ohne Papier mit André:
Was sind die Paperless Pioneers eigentlich und wie bist du auf die Idee gekommen, die Paperless Pioneers zu gründen?
Gegründet habe ich die Community im März 2015, aufgrund vieler Rückfragen zu meinem Artikel in der c’t Ausgabe 07/15. Scheinbar habe ich damals schon mit dem Thema papierloses Büro einen Nerv getroffen, nur es gab noch keinen zentralen Ort, um sich darüber auszutauschen. Deswegen habe ich mir gedacht, doch einfach alle Neugierigen und Interessierten an einem Ort zu versammeln.
Die Paperless Pioneers sind also eine kostenlose Community für Privatpersonen und Unternehmen, die sich mit dem Thema „papierloses Büro“ beschäftigen. Dort findest du allerdings kein Standard- 0815-Forum, sondern einen Chat, wo sich Gleichgesinnte austauschen und beim Kampf gegen die Papierflut gegenseitig unterstützen können.
Welches Ziel verfolgt ihr und an wen richtet sich euer Angebot?
Natürlich verfolgen wir das Ziel, anderen Menschen das Thema “Papierloses (und damit umweltschonendes) Arbeiten” so nahe wie möglich zu bringen. Im Privatbereich ist das ganz einfach, denn dort unterstützt die Community schon sehr viel.
Wenn jemand etwas mehr Unterstützung und eine nachhaltige Betreuung benötigt, dann komme ich ins Spiel. Da sich aber nicht jeder einen Coach ins Haus holen möchte, habe ich dafür extra einen Online Kurs für Privatpersonen gestartet: Papierloses Büro – aber mit System! Dort kann jeder in seinem Tempo arbeiten und ich stehe bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite.
Bei Unternehmen sieht das ganz anders aus. Je nach Größe und Branche bedarf es in den meisten Fällen eine individuelle Lösung. Dazu kommt noch die nachhaltige Betreuung und Schulung der Mitarbeiter.
In einer meiner Podcast Episoden hat es Ivan Blatter einmal auf den Punkt gebracht:
„Wenn es im Kopf nicht stimmt, rettet dich keine Software“
Wie kann ich als Privatperson oder als Unternehmen vom papierlosen Büro profitieren? Was sind die Vorteile?
Meine Erfahrung zeigt, dass du bereits während der Umstellung auf das papierlose Büro anfängst, von den Vorteilen zu profitieren. Es entfallen zum Beispiel neue Verbrauchsmaterial- und Lagerkosten, somit wird auch der Umwelt etwas Gutes getan. Aber der größte Faktor ist immer die Zeit.
Im Privatbereich ist es einfach nur nervig, lange nach Unterlagen zu suchen. Da gehe ich lieber mit meinen Kindern bei schönem Wetter ein leckeres Eis essen. Bei Unternehmen kann Zeit, die mit Suchen verschwendet wird, aber mitunter richtig teuer sein.
Arbeitszeit ist der wohl wichtigste Kostenfaktor in Unternehmen. Viele Chefs wissen nicht, wie lange ihre Mitarbeiter für bestimmte Vorgänge benötigen. Ich bin da ein Fan von Effizienz. Oft hilft eine einfache Prozessdokumentation und am Ende kann jeder sagen: Dokumente in Sekunden gefunden!
Gibt es besondere Tools, die du unseren „I Am Digital“-Lesern empfehlen kannst, um direkt papierlos durchzustarten?
Bevor Du dein papierloses Büro startest, sollten gewisse Grundlagen erfüllt sein: Du brauchst eine smarte Ordnerstruktur und ein intelligentes System für deine Dateinamen. Dir sollte vorher klar sein, was wo unter welchem Namen gespeichert werden soll. Die Gefahr ist sonst, dass du das Chaos aus deinem Papier-Büro 1:1 in ein digitales Chaos umwandelst.
Was die Technik angeht, so benötigst du nicht viel: Ein Smartphone mit der passenden App reicht zum Start völlig aus. Unternehmen wählen für das Scannen der Dokumente gerne Profi-Lösungen wie den Scanner Fujitsu ScanSnap (bei amazon kaufen).
Sind diese Dinge erfüllt, so empfehle ich Einsteigern immer gerne Evernote. Du kannst in der Basis-Version völlig kostenlos starten und hast sogar eine OCR-Erkennung mit dabei. Mit der Evernote-App bekommst du sehr leicht Dokumente vom Smartphone direkt ins System.
Gefallen dir der Serverstandort oder die Datenschutzbestimmungen nicht, so kannst du natürlich zu einem Anbieter mit einer „Cloud made in Germany“ gehen. In diesem Fall empfehle ich gerne für Privatpersonen fileee. Die arbeiten übrigens auch an einer Lösung für das einfache papierlose Büro mit dem Smartphone und einer fileeebox.
Für Unternehmer empfehle ich zur Buchhaltung gerne FastBill in Kombination mit Dropscan. So hast du auch einen digitalen Briefkasten, den Du von überall in der Welt aus mit fast jedem Endgerät entspannt verwalten kannst.
Als Wissensdatenbank eignet sich sehr gut Evernote Business. Dort geht auch nichts aus Versehen verloren. Möchtest Du Dokumente im Team teilen und verwalten, dann kann ich dir centerdevice empfehlen. Dieses Werkzeug läuft komplett im Browser und legt viel Wert auf einfache Zusammenarbeit auf Servern in Deutschland.
Welche Plattformen nutzt ihr, um Paperless Pioneers voranzutreiben und noch mehr Personen zu einem papierlosen Büro zu ermutigen?
Da bekomme ich glücklicherweise schon ganz große Unterstützung direkt aus der Community. Bei der Anmeldung frage ich woher die neuen Mitglieder kommen. In letzter Zeit taucht oft: „Auf Empfehlung von …“ darin auf. Natürlich sind wir zusätzlich zu unserer eigenen Website auch in den sozialen Kanälen wie Facebook, Twitter, Google+ und Youtube vertreten.
In der Community entstand der Wunsch, sich einmal persönlich zu treffen. Daher fand am 15.07.2016 in Düsseldorf die 01. Paperless Pioneers Conference (PPC01) statt. Diese Konferenz war für jedermann und nicht nur die Mitglieder der Community verfügbar. Es gab zahlreiche interessante Vorträge zum Thema “Papierloses Arbeiten” und natürlich leckeres Essen.
Die Resonanz auf diese Veranstaltung war so gut, dass wir bereits die 02. Paperless Pioneers Conference (PPC02) am 20.05.2017 wieder in Düsseldorf geplant haben. Die Teilnehmer werden in zahlreichen Vorträgen, interessante Lösungen und Gedanken zum papierlosen Büro kennenlernen. Diesmal haben wir dafür einen ganzen Samstag Zeit.
Bei kalten Getränken und leckerem Essen bleibt so auch viel Zeit zum Kennenlernen und vernetzen.
Was sind die Vorteile der Community von Paperless Pioneers und was ist die Voraussetzung für die Teilnahme?
Voraussetzungen gibt es nicht wirklich. Du solltest einfach Interesse an allen Themen rund um das papierlose Büro haben. Der Zutritt ist kostenlos. Die Paperless Pioneers sind zu meiner Freude eine sehr aktive Community. Es ist also völlig egal, ob du gerade erst anfängst, dich mit dem Thema zu beschäftigen oder schon mittendrin bist. Wenn du eine Frage hast, wird dir gerne weitergeholfen und wir würden uns auch freuen, vielleicht etwas Neues von dir zu lernen.
Gibt es noch etwas, dass du auf dem Herzen hast und unbedingt loswerden willst?
Ich bedanke mich ganz herzlich bei euch, Daniel und Julian, dass ihr euch Zeit für dieses Interview genommen habt. Für einen Paperless Pioneer ist Zeit das höchste Gut, denn niemand gibt sie uns zurück. Ich hoffe, auch einige Leser inspiriert zu haben und würde mich freuen, jeden von euch persönlich auf der PPC02 kennenlernen zu dürfen.
Deswegen möchte ich gerne mit einem Zitat abschließen:
„Sei du selbst die Veränderung, die du dir wünschst für diese Welt.“
Mahatma Gandhi
