Ein Problem mit dem nahezu jeder zu kämpfen hat, egal ob als Freelancer, Entrepreneur oder Angestellter, ist die Zeit, die für die Umsetzung diverser Projekte und Aufgaben oftmals viel zu knapp ist. Damit du in Zukunft nicht in Zeitnot gerätst, unnötige Stresssituationen vermeidest und deine Arbeit nicht zur reinsten Tortur wird, möchte ich dir heute sechs Methoden zum Zeitmanagement vorstellen.
Der Faktor Zeit spielt in unserer Gesellschaft eine immer wichtigere Rolle. Dies hat kürzlich nicht nur Richard Branson mit seinem Statement „Time is the new money“ zum Ausdruck gebracht, sondern zeigt sich auch darin, dass Arbeitnehmer innerhalb unserer Leistungsgesellschaft nach immer mehr Freizeit lechzen und das Einkommen im Gegensatz zur Freizeit an Bedeutung verliert.
Remote, Home Office, Teilzeit oder ein Leben als Digitaler Nomade sind Modelle, die beliebter sind denn je. Doch ohne Fleiß kein Preis, denn oftmals wird dir als Selbstständiger sogar noch mehr abverlangt, als in einem gewöhnlichen 9-to-5-Job. Umso besser, wenn du auf ein gutes Zeitmanagement zurückgreifen kannst. Wikipedia versteht darunter „mehrere Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten.“ Klingt logisch, oder?
6 Ansätze für effizientes Arbeiten
Damit du es schaffst, effizient zu arbeiten, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens zu haben oder dein Business ohne zermürbenden Druck aufzubauen, findest du im Folgenden sechs Ansätze für (d)ein erfolgreiches Zeitmanagement.
1. Getting Things Done – GTD
Beim Ansatz von David Allen geht es darum, sämtliche Aufgaben zu erfassen und diese nach ihrer Dringlichkeit einzuordnen. Die eiligen Punkte mit einem geringen Zeitaufwand solltest du zuerst erledigt. Das motiviert nicht nur für die weiteren Arbeitsschritte, da sich die ToDo-Liste in Windeseile verkürzt, sondern führt auch dazu, dass du im Anschluss mehr Zeit für die wichtigen Dinge hast, die einen hohen Zeitaufwand erfordern.
Sind die dringenden Aufgaben erledigt, dann kannst du erst einmal aufatmen, denn das Gröbste ist geschafft. Sofern du noch Zeit übrig hast und dich deine Motivation noch nicht vollends verlassen hat, gilt es, die weniger bedeutungsvollen Punkte abzuarbeiten.
2. Eisenhower-Methode
Der Namensgeber dieser Vorgehensweise ist niemand geringeres als der ehemalige Präsident der Vereinigten Staaten Dwight D. Eisenhower, der die Methode selbst angewendet haben soll. Ausgangspunkt ist eine aus vier Feldern bestehende Matrix, die in folgende Bereiche unterteilt wird:
- dringend und wichtig ⇒ als erstes erledigen
- dringend, aber nicht wichtig ⇒ können delegiert werden
- wichtig, aber nicht dringend ⇒ sollten exakt terminiert und dann selbst erledigt werden
- weder wichtig noch dringend ⇒ können sofort aussortiert werden
Bei Digitalen Nomaden, die beispielsweise als Blogpreneure arbeiten, kommt der zweite Punkt gar nicht erst in Betracht. Die anderen haben aber weiterhin Bestand, wobei die Aufgaben stets nach deren Bedeutung eingeteilt werden sollten. Der große Nachteil der Eisenhower-Methode ist es, dass die Kategorisierung manchmal mehr Arbeit macht als die zu erledigende Aufgabe selbst.
3. Not-ToDo-Liste
Bei der Not-ToDo-Liste ist der Name Programm, denn bei dieser Methode geht es in erster Linie um das Aussortieren von Tasks. Erstelle dir am Vorabend oder zu Beginn deines neuen Arbeitstages eine ToDo-Liste und streiche die Punkte raus, mit denen du auf keinen Fall deine Zeit verplempern solltest.
Beschränke dich dabei auf eine realistisch abzuarbeitende Liste von Aufgaben. Um den Fokus nicht zu verlieren kann ich dir die App OFFTIME wärmstens empfehlen, mit der du Ablenkungen durch andere Apps vermeidest und deine Punkte konzentriert abarbeiten kannst.
4. Salamitaktik
Wie isst du eine Salami in der Regel? Du nimmst die Salami, schneidest sie in kleine Scheiben und belegst damit dein Brot, oder? Genauso funktioniert die Salamitaktik, denn große Aufgaben werden in kleine Häppchen, also Teilaufgaben, zerlegt.
Sinn und Zweck dieser Methode ist es, dass du nicht vor zu großen Aufgaben zurückschreckst und dir mehrere Meilensteine setzt, die du nach und nach erreichst. Dadurch wird nicht nur deine Motivation gesteigert, sondern auch die Produktivität, schließlich erlaubt es dir die Salamitaktik zwischendurch Pausen einzulegen.
5. Pareto-Prinzip
Mein persönlicher Favorit für erfolgreiches Zeitmanagement ist das Pareto-Prinzip, von dem ich erstmals in The 4-Hour Workweek von Tim Ferriss gelesen habe. Die primäre Fragestellung ist es hierbei: Welche 20 Prozent meiner Arbeit bringen 80 Prozent des Erfolges?
Benannt wurde das Prinzip nach Vilfredo Pareto, der vor mehr als hundert Jahren die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien untersuchte und herausfand, dass ungefähr 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent des Bodens besaßen. Seit dieser Erkenntnis wurde das Pareto-Prinzip auf zahlreiche Bereiche angewendet, unter anderem beim Zeitmanagement.
Oftmals neigen wir dazu, Dinge zu tun, die zwar Spaß machen, allerdings keinen Gewinn abwerfen. Überlege dir also, welche Aufgaben wirklich von Bedeutung und maßgeblich für deinen Erfolg verantwortlich sind.
6. Pomodoro-Technik
Eine der bekanntesten Zeitmanagement-Modelle ist die Pomodoro-Technik, die von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Zwar bedeutet der Begriff aus dem Italienischen übersetzt Tomate, allerdings war der Protagonist bei den ersten Durchführungen in den 1980er Jahren ein anderer, nämlich eine Küchenuhr.
Mit Hilfe einer solchen Küchenuhr (oder einer gewöhnlichen Stoppuhr) werden einzelne Arbeitsschritte auf 25-Minuten-Abschnitte begrenzt, welche pomodori genannt werden. So war es Cirillos Intention, die geistliche Beweglichkeit durch häufige Pausen zu verbessern. Um dies zu erreichen sind fünf Schritte von Nöten:
- Aufgabe schriftlich festhalten
- Küchenuhr oder Wecker auf 25 Minuten einstellen
- Task bearbeiten bis die Zeit abgelaufen ist
- Fünf Minuten Pause machen
- alle vier pomodori eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten einlegen
Ausprobieren kannst du die Pomodoro-Technik unter anderem auf moosti.com, wo dir eine virtuelle Küchenuhr bereitgestellt wird. Ich muss gestehen, dass mir dieser Ansatz nicht wirklich gefallen hat, da ich 25 Minuten doch sehr knapp bemessen finde und der Wecker immer dann klingelt, wenn ich gerade erst in meinem Arbeits-Flow angekommen bin.
Welches Modell ist das richtige?
Neben den oben vorgestellten Zeitmanagement-Ansätzen gibt es noch viele weitere Modelle. Welche das für dich effizienteste ist, findest du wohl erst heraus, wenn du eines nach dem anderen getestet hast. Oder hast du bereits einen Favoriten? Dann verrate ihn mir in den Kommentaren.
Ich arbeite meist aus einem Mix zwischen dem Pareto-Prinzip und der Not-ToDo-Liste. So schaue ich bei einer überquillten Task-Liste erst, welche 20 Prozent wirklich von Bedeutung sind und beschränke mich darauf. Anschließend greife ich auf die Not-ToDo-Liste zurück und miste aus, was mir zu viel Zeit frisst und weniger relevant für mich ist. Wie du merkst gibt es DIE perfekte Taktik (noch) nicht.
Photo Credit: Sonja Langford
