I Am Digital

Was du bei der Suche nach virtuellen Assistenten beachten solltest

Einen virtuellen Assistenten suchen und finden

Die wachsende Gemeinde der digitalen Nomaden bestärkt den Willen zur Veränderung. Sei es die persönliche oder auch die Veränderung des Arbeitsmarktes. Viele digitale Nomaden sind als Solopreneure unterwegs und jonglieren zahlreiche Aufgaben vor sich hin. Gerade diejenigen, die dabei gerne und viel reisen, können dringend Hilfe gebrauchen. Und so steigt eben auch die Nachfrage nach virtuellen Assistenten.

Doch wie genau funktioniert das eigentlich? Viele von uns haben sich damit vermutlich noch nie im Detail auseinandergesetzt. Wir haben mit Jannis gesprochen, der als Vollzeit-Nomade bei einem seiner aktuellen Projekte irgendwann nicht mehr um die Nutzung von virtuellen Assistenten herumkam.

Jannis berichtet bei uns im Interview über die Suche nach einem geeigneten virtuellen Assistenten, seine Erfahrungen mit unterschiedlichen Angeboten und gibt Tipps für alle, die selber darüber nachdenken sich ein wenig Unterstützung ins Business zu holen.

Hi Jannis! Stell dich doch bitte kurz mal vor und erzähle uns von deinem Lifestyle Business.


Hey, ich bin hauptberuflich Abenteuer-Blogger auf www.jannislife.de. Über den Blog vertreibe ich meine beiden E-Books „Sud“ und „Trampen, Wandern, Couchsurfing“ so wie meinen Film „Hyperborea – Per Anhalter zum Nordkap“.

Warum hast du dich dafür entschieden mit virtuellen Assistenten zusammenzuarbeiten?

Nachdem ich meinen Film mehr oder weniger im Alleingang produziert habe, und dabei in den Wochen vor der Kinopremiere gut 14-16 Stunden Tage geschoben habe, war mir klar, dass ich auf meiner Nepal Reise, die im Anschluss folgte, mal komplett abschalten würde. Nur einmal die Woche Mails checken, das war mein Vorsatz. Da ich jedoch von März bis Juni mit dem Film auf Deutschlandtour durch über 40 deutsche Kinos gehen werde, lag noch ein großer Brocken Organisation und tausende Mails vor mir. Das hatte ich die ganze Zeit im Hinterkopf.

Angesichts meines einfach nicht leerer werdenden Postfaches bin ich bei jeder Gelegenheit zum WLAN gerannt und war total genervt, wenn dieses mal wieder langsam war oder gar ganz ausgefallen ist. Also habe ich nach einem Monat WLAN-Hopping entschieden Nägel mit Köpfen zu machen. Entweder ich suche mir virtuelle Assistenz, oder ich breche die Reise ab.

Wo hast du dich auf die Suche nach diesen gemacht?

Zuerst habe ich ein wenig gegoogelt und Preise verglichen. Auf der Seite eAssistentin, habe ich mit 5,99€ einen sehr guten Preis gefunden. Ich habe die Seite angeschrieben und bekam prompt Rückmeldung in Form von einem Fragebogen, welche Kriterien meine virtuelle Assistentin erfüllen sollte und welche Aufgaben ich auslagern wollte.

Was waren hierbei deine konkreten Vorstellungen und welche Aufgaben wolltest du auslagern?

Da eAssistentin vor allem osteuropäische Assistentinnen beschäftigt, war meine wichtigste Anforderung ein gutes Deutsch, damit sie für mich professionelle und fehlerfreie Mails verschicken kann. Mails verschicken und beantworten, war auch das, was ich als Kernaufgabe angegeben habe.

Was sind deine Learnings aus der bisherigen Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten und welche Tipps kannst du unseren Lesern geben, die Ähnliches vorhaben sollten?

Das Ergebnis meiner Zusammenarbeit mit eAssistentin, war das Gegenteil von dem, was ich mir erhofft habe. Ich hatte nur noch mehr Mails im Postfach, da ich zu jeder Mail, die geschickt werden sollte, drei Rückfragen beantworten musste. Das ist nicht die Schuld meiner Assistentin gewesen, denn die hat genau das gemacht, was ich wollte: Mails schreiben. Mein Fehler war, davon auszugehen, dass sie das eigenständig tut, doch dafür hätte ich wohl zuerst einen riesigen Fragenkatalog aufsetzen müssen, in dem ich exakte „Wenn-Dann“ Anleitungen für jede mögliche, eintreffende E-Mail gebe.

Das ist durchaus möglich und bei einem großen Arbeitsvolumen aus wiederkehrenden Aufgaben sicher eine gute Entscheidung. 

Da ich nun aber schon in Nepal war und die restlichen zwei Monate noch möglichst viel vom Land mitbekommen wollte, statt Briefings zu geben, habe ich die Zusammenarbeit mit eAssistentin beendet. Was ich brauchte, war jemanden mit Ahnung von der Materie, der in der Lage ist möglichst eigenständig zu arbeiten. 
Ein paar Tage später hat mich Carla die Organisatorin eines Events in Berlin angeschrieben, bei dem mein Film aufgeführt werden soll. Sie sagte, die Veranstalter hätten jetzt doch Probleme, wegen der Location und ich müsse mich selbst um den Veranstaltungsort kümmern. Beim suchen hat sie ihre Hilfe angeboten, da sie sich grade erst selbstständig gemacht hat und noch nicht ausgelastet sei.

Als Eventmanagerin war sie genau das, was ich brauchte, also habe ich sie direkt für die ganze Planung meiner Kinotour angeheuert. Carla bekommt fast das dreifache von dem, was meine osteuropäische Hilfe vorher bekommen hat. Dafür arbeitet sie aber so selbstständig, dass ich den Laptop getrost mal eine Woche zugeklappt lassen konnte und wusste, dass die Dinge laufen.


Daher mein größter Tipp: Mach dir genau klar, was du brauchst. Wenn du nur exakt vorformulierte Aufgaben auslagern möchtest sind generelle VA’s voll in Ordnung. Wenn du aber jemanden brauchst, der eigenständig arbeitet, such dir lieber jemanden, der aus deiner Branche kommt und bereits Ahnung von der Materie hat. Eine gute Anlaufstelle dafür sind Facebook-Gruppen, wie die Digitale Nomaden Gruppe. 


Gab es etwas was dich positiv überrascht hat? Welche Auswirkung hatte dieser Schritt im nachhinein betrachtet auf dein Leben und dein Business?

Inzwischen läuft es echt super. Ich muss mich um kaum noch etwas kümmern, was mit der Tour zusammenhängt. Ich schaue ab und zu mal in unserem Google Doc nach, wie viele Kinos inzwischen bestätigt sind, die Termine trägt Carla direkt auch auf meinem Blog unter den Terminen ein.
 So habe ich wieder den Kopf frei, mich auf meine aktuellen Reisen und Projekte zu konzentrieren.


Ich habe die letzen eineinhalb Monate in einer Gastfamilie im Slum von Pokhara verbracht, wo es, Überraschung, kein WLAN gab. Ich habe die Zeit tierisch genossen und keinen Gedanken an mein Postfach verschwendet. Jetzt bin ich in Marokko, wo ich in ruhiger Umgebung mein Buch über meine Erfahrungen in Nepal schreibe und an einem Onlinekurs arbeite, dessen Thema ich noch nicht verraten möchte. Das wäre mir ohne Assistenz so nicht möglich.

Photo credit: Robert Servais

About author View all posts Author website

Julian Grandke

Julian ist Co-Founder von I Am Digital. Er arbeitet als Creative für eine Berliner Influencer Marketing Agentur und schreibt für verschiedene Blogs.

  • Marcus Breitfeld (ViajeroMogli

    Toller Artikel über Jannis und seine momentane Situation!
    Ich selbst habe mit meinem Blog in diesem Jahr großes geplant und werde bestimmt früher oder später auch auf VA zurückgreifen „müssen / „wollen“. Somit ist der Artikel sehr informativ für mich!
    DANKE!!
    LG