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Interview mit Carla Vollert: Im Event Management zur Digitalen Nomadin

Carla Vollert

Ortsunabhängigkeit, flexible Arbeitszeiten und das Ziel auf etwas hinzuarbeiten, um am Ende viele Menschen glücklich zu machen – das waren die Motive von Carla Vollert für den Eintritt in die Selbstständigkeit. Wir waren neugierig und haben sechs Monate später nachgebohrt, was sie seitdem erlebt hat, wie es um ihren Kundenstamm im Event Management steht und welche Learnings sie bisher mitgenommen hat. 

Im vergangenen Oktober durfte ich mir bei der 4. DNX in Berlin selbst einen Eindruck von Carlas Arbeitsalltag machen. Während ich kurz vor meinem Workshop über Facebook Anzeigen vollkommen planlos durch die Räumlichkeiten des betahauses irrte, pickte mich die Mitorganisatorin auf und und führte mich in meinen Workshopraum. Von Stress keine Spur, obwohl sie am Main Event so einiges um die Ohren hatte.

Auch die Kommunikation vor der Veranstaltung war sehr unkompliziert. Bevor ich mir eine Frage überhaupt ausdenken konnte, hatte ich die Antwort darauf bereits durch ein DNX-Update in meinem E-Mail-Postfach. Klar, dass Carlas Talent und ihre Hingabe für den Job auch anderen nicht verborgen blieb und sich mit dem Schritt in die Selbstständigkeit so einiges für sie geändert hat.

Du hast dich als Event Managerin und virtuelle Assistentin selbstständig gemacht. Welchen Background hast du und auf welche Leistungen fokussierst du dich?

Ich bin gelernte Veranstaltungskauffrau – also Event Managerin. Das habe ich in zweieinhalb Jahren in der großartigen Ausbildung in der Kölner LANXESS arena gelernt. Dort habe ich sämtliche Veranstaltungen organisiert (zum Beispiel Konzerte, Comedy, Sport) und durfte nach sehr kurzer Zeit viel Verantwortung übernehmen. Das hat einfach alles verändert.

Auf etwas hinzuarbeiten und am Ende tausende von Menschen glücklich zu machen, ist einfach ein tolles Gefühl. Das macht mir bis heute eine große Freude und treibt mich jeden Tag an. Nun bin ich schon seit acht Jahren in diesem Beruf. Da lag es nahe, dass ich mich in diesem Bereich selbstständig mache.

Ich habe die virtuelle Assistentin anfangs mit angeboten, aber jetzt in der kurzen Zeit meiner Selbstständigkeit (6 Monate) gemerkt, dass ich mich auf meinen Expertenstatus im Event Management fokussieren möchte. Zum Glück läuft es schon so gut, dass ich mich auch darauf beschränken kann und schon ganz spannende Projekte organisieren darf.

Meine Zielgruppe habe ich in zwei Bereiche unterteilt: Events für Reisebegeisterte und Events für Selbstverwirklicher. Was genau dahinter steckt, kannst du gerne auf meiner Website herausfinden.

Was war ausschlaggebend dafür, dich selbstständig zu machen und wieso spielt ortsunabhängiges Arbeiten eine so große Rolle für dich?

Ich bin immer schon gerne gereist. Es fing an, als ich für die TUI in der Kinderanimation arbeitete. Ich konnte mir die Einsatzorte aussuchen und fühlte mich plötzlich unglaublich frei. Damals war ich 19 Jahre alt und es waren lange Arbeitstage, die mir aber unbeschreiblich viel Spaß machten. In der Pause war ich am Meer und an freien Tagen konnte ich neue Gegenden erkunden.

Auch während meiner Ausbildungszeit bin ich viel gereist. Irgendwann kam dann der Punkt, an dem ich mehr sehen wollte und meinen Job kündigte. Ich habe in 15 Monaten die Welt bereist und wieder diese großartige Freiheit gespürt.

Anschließend habe ich einen Job in einer Event Agentur bekommen. Hier wurde mir klar, dass ich nicht für jemand anderen unglaublich viele Überstunden machen möchte, damit er sich seinen Traum erfüllen kann und ich nur auf die 28 Tage Urlaub im Jahr hoffen kann. Ich wollte meinen Beruf weiterhin ausüben, aber dabei auch die Möglichkeit haben zu reisen.

Der Vertrag lief aus, ich ging nochmal drei Monate auf Reisen und flog von Panama fast direkt zur DNX. Und plötzlich wurden meine Wünsche realistisch, denn es ist möglich, selbstbestimmt und ortsunabhängig zu arbeiten.

Da ich im Anschluss mit Feli Hargarten und Marcus Meurer zusammen arbeitete und die DNX mitorganisierte, hatte ich natürlich die richtigen Leute um mich herum, die mich immer unterstützten und pushten.

Wie sieht ein ganz normaler Arbeitstag bei dir aus? Benutzt du bestimmte Tools, die dir die tägliche Arbeit erleichtern?

Am Anfang bin ich mit dem Laptop aufgestanden und eingeschlafen. Dadurch gab es Stunden, an denen ich nur „sinnlos“ vor dem Notebook saß. Nun versuche ich mich für bestimmte Stunden zu konzentrieren, dann eine Pause, ein Telefonat, ein Treffen oder sonstiges einzuschieben und anschließend weiter zu machen.

Es sind nun weniger Stunden, die ich am Laptop verbringe, dafür bin ich in dieser Zeit vor dem Bildschirm aber produktiver geworden. Ich habe viele Ideen, die ich für mich noch umsetzen möchte. Hinzu kommt natürlich noch die Zeit für meine Freelancer-Tätigkeit, in der ich für meine Kunden die Events manage.

Durch das ortsunabhängige Arbeiten verwalte ich alle Dokumente online und kommuniziere mit meinen Kunden größtenteils über das Internet. Für die meisten Projekte benutze ich das Projektmanagement-Tool „trello“. Hier erstellst du ein Board und verwaltet deine Tasks durch Karten und Listen. Es ist einfach super und sehr übersichtlich, egal, für welche Teamgröße.

Alle Dokumente lege ich in Google Docs an. So können alle Beteiligten gleichzeitig arbeiten und sind immer auf dem aktuellen Stand. Wenn ich nur einzelne Dokumente zum Teilen habe, wie zum Beispiel ein Angebot, das ich eingeholt habe, teile ich es in meiner Dropbox.

Meine Zeit erfasse ich mit toggl. Hier lege ich die verschiedenen Projekte an, drücke auf Start, sobald ich beginne und auf Stop, wenn ich eine Aufgabe beende. So kann ich ganz einfach meine Stunden mit den Kunden abrechnen. Ich nutze toggl nun aber auch für meine eigenen Projekte, damit ich am Ende des Tages sehe, wieviel Zeit ich für welche Aufgabe gebraucht habe.

Wie hast du es geschafft dir einen ersten Kundenstamm aufzubauen?

Da mein erstes selbstständiges Projekt die DNX war, habe ich dadurch auch meine ersten Kunden gewonnen. Sie haben mitbekommen, wie sich meine Selbstständigkeit entwickelte, was ich an Service anbiete und was ich kann. Natürlich habe ich dadurch dann auch immer weitere Empfehlungen erhalten.

Zusätzlich bin ich in meiner Branche gut vernetzt, sodass auch Projekte aus alten Kontakten entstehen und mich Agenturen anfragen. Die typische „Kaltakquise“ habe ich bisher zum Glück noch nicht gebraucht.

Das Zauberwort für den Aufbau eines ersten Kundenstamms ist mit Sicherheit immer „Netzwerken“!

Welche Learnings hast du bisher gemacht? Gab es eine Herausforderung, die dir auf dem Weg in die Selbstständigkeit ganz besonders viel Kopfzerbrechen bereitet hat?

Natürlich ist das Schlimmste am Anfang immer der Gedanke: „Wie kann ich meine Miete zahlen und alle Kosten decken?“ Das war bei mir auch so. Ich habe mich recht spontan selbstständig gemacht und nicht darauf hingearbeitet oder entsprechend gespart. Es hat sich eher so ergeben.

Ich war arbeitslos und habe mich tageweise abgemeldet, um meine Projekte durchzuführen. Es waren aber noch nicht genug Aufträge, um davon leben zu können. Meiner Beraterin beim Arbeitsamt hat mein Weg aber gut gefallen und so durfte ich mich auf den Gründungszuschuss bewerben.

Ich hatte nur wenige Tage Zeit, einen Business Plan zu schreiben, alle Anträge einzureichen und die Bedingungen zu erfüllen. Ich wollte schon alles absagen, weil ich dachte, ich kann es eh nicht schaffen und auf den Gründungszuschuss verzichten. Ich wurde aber rechtzeitig motiviert, bat ein paar Leute um Meinungen und deren Hilfe und in wenigen Tagen stand der Business Plan.

Das Projekt ist durch das Schreiben des Plans auch gewachsen und hat immer mehr Realität angenommen. Ich war mir plötzlich meiner Sache ganz sicher und wahrscheinlich noch nie so stolz.

Von welchem Ort in dieser Welt aus arbeitest du am liebsten und welche Ziele stehen als nächstes bei dir auf dem Programm?

Da ich, wie gesagt, nichts weiter an Geld gespart hatte, habe ich seitdem noch keine großen Reisen gemacht. Zur DNX Global war ich im Februar und März in Thailand. Es war großartig. Ich konnte mir meine Arbeitszeit perfekt einteilen, sodass ich das Land erkunden konnte und trotzdem meine Projektaufgaben erledigt habe.

Ich genieße es aber auch, mal spontan zur Familie und zu Freunden zu fahren und ein paar Tage dort zu bleiben. Im Juli geht es mit dem Bulli durch Portugal. Darauf freue ich mich schon sehr. Ich nehme einfach meinen Rucksack und Laptop mit und bin ready zum arbeiten.

Wo findet man im Internet weitere Informationen zu deinem Business und wo trifft man dich sonst noch an?

Am meisten zu meinen Projekten für Reisebegeisterte & Selbstverwirklicher erfährst du natürlich auf meiner Website. Hier sind alle Events, an denen ich mitwirke, eingetragen.

Meine Events stehen für Freiheit und selbstbestimmtes Leben und Arbeiten. Auch schreibe ich ab und an Newsletter. Wenn du magst, dann trage dich doch einfach für meinen Newsletter ein. Natürlich bin ich auch auf Facebook zu finden und freue mich sehr, wenn du mich auf meinem Weg begleitest und mir dein LIKE schenkst.

Außerdem schlummert noch mein anderes Herzprojekt vor sich hin – mein Reiseblog. Aktuell gibt es nur die Facebook Seite, aber auch hier sind schon tolle Beiträge zu finden. Du kannst also den Launch von FERNWEH MEER MUSIK live miterleben und von Anfang an dabei sein.

Gibt es etwas, dass du zum Abschluss unbedingt noch loswerden möchtest?

Ich möchte dir am Ende unbedingt sagen: Verwirkliche deine Träume! Das klingt immer so daher geredet, aber ich hätte auch nie damit gerechnet, dass es bei mir klappt und ich tatsächlich einmal ortsunabhängig arbeiten würde.

Es lohnt sich dafür zu kämpfen. Höre nicht auf die anderen, die dir Steine in den Weg legen. Orientiere dich an positiven Menschen, vernetze dich mit ihnen und trete entsprechenden Facebook-Gruppen bei.

Lerne selbst zu lernen, schau für was du dich begeistern kannst und dann gib alles dafür. Umgib dich mit Menschen, die dir Gutes wünschen, schon erfolgreich sind oder dir als Vorbild dienen. Höre ihre Podcasts, lese ihre Blogs, schaue ihre YouTube-Videos. Du wirst schnell merken, wie sich auch dein Denken und deine Motivation verändert. Und dann MACH einfach.

Es wird klappen, wenn du alles dafür gibst!

Dem können wir uns nur anschließen und danke für das tolle Interview.

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Daniel Schöberl

Daniel ist Co-Founder von I Am Digital und mittlerweile selbst als Digitaler Nomade unterwegs, wo er sich mit Dienstleistungen im Sportmarketing, seinen Blogs und weiteren Online-Projekten seine Brötchen verdient.

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